現在很多上班族或是學生經常必須做 PowerPoint 來簡報自己的提案或課題，但一份簡報如果看起來不整潔、不專業或下面的聽眾感到困惑，那真的是白白辜負你認真製作的心意。這次，筆者整理出在製作 PPT 時經常會犯的錯誤，當然我們也會告訴你該採取哪些措施來避免重蹈覆轍。
這 8 個 PowerPoint 錯誤超常犯，教你如何避免它！
物件排列凌亂錯位
PPT 投影片上的物件如果沒有真正對齊排列（就是看起來好像有對齊，實際上各有一點點微妙落差），會讓整份簡報看起來很草率，下面的聽眾看著也會覺得有點亂，就像大拇指上長倒刺一樣，雖然不會怎麼樣，但看著就不舒服。最好的辦法就是善用 PowerPoint 內建的「智慧型輔助線」功能來幫你對齊，這項功能將能幫助你將投影片中的每個物件工整排列、間距一致。想要啟動這項功能依照這個步驟簡單做：
- 在 PowerPoint 簡報上空的地方點擊滑鼠右鍵後，點擊「格線與輔助線」旁的箭頭。
- 將「智慧型輔助線」勾選起來即可。
啟動智慧型輔助線功能後，你可以看到如下圖這樣，當你拖曳每個物件時都會有虛線顯示，幫助你把每個物件排列好。當然如果你想要更精準地掌控版面，也可以同時複選格線與輔助線功能幫助你更好地將每個物件放到最佳位置。
單頁 PowerPoint 中的要點太多
單一頁 PPT 上如果密密麻麻都是文字，對聽眾來說根本就是場惡夢，不僅顯得很平淡、不專業，且當你在口頭講述之時，聽眾還在追著簡報上的文字讀，而你也變成幾乎都在照著 PPT 唸。一般來說會盡量避免將所有文字通通寫進簡報中，而是僅列出要點，把你想講的寫在該張投影片的備忘稿中（這功能在「檢視」裡面，備忘稿只有你自己會看到，聽眾看不到），以口述來講解。
但如果是無論如何都無法刪減的重要資訊，你可以有更好的方法來編寫你的簡報，讓我們有請「SmartArt」！
如果你已經輸入好文字，並且希望將文字轉換成 SmartArt，請先選取文字框，然後打開功能區中的「常用」分頁，再點擊「SmartArt」。
接下來，你會看到多種可選用的設計，你可以將滑鼠游標懸停在上面預覽外觀，找到適合的再點擊下去套用即可。
但請記住，我們的目標是使投影片更美觀，更易於閱讀和理解，在套用設計後，這張投影片看起來仍然沒有靈魂，接下來就要靠你去調整了。只需選擇要修改的元素並進行所需的更改，例如調整框大小、調整字體大小或選擇功能區中的「SmartArt 設計」分頁來做更多調整。
如果你是在還沒有輸入文字前就知道該用 SmartArt，請確保沒有選到 PPT 中的任何文字或影像，然後切換到功能區中的「插入」分頁，點選 SmartArt 圖示即可先把格式放到空白 PPT 中，再填入你要的內容。
在 PowerPoint 中使用過多的動畫和轉場效果
動畫是在 PPT 投影片中強調細節或在展示時逐步導入資訊的好方法，在投影片之間使用轉場看起來流暢又生動。但是，過度使用這些功能會分散聽眾的注意力，而且會看起來很俗氣，過猶不及。所以筆者建議你透過遵循下面 4 個原則，將轉場和動畫的數量和類型保持在最低限度：
- 先問問自己，加上這個動畫或轉場有讓簡報變得更好嗎？如果答案不確定或否定，那就不要放。
- 使用持續時間不到 1 秒的動畫效果，不要更改動畫的速度。
- 「淡入」和「分割」是最受歡迎的轉場，因為看起來專業又俐落，而「出現」和「淡化」是最實用的動畫。
- 對每張投影片使用相同的轉場效果，對每個物件使用相同的動畫。
- 盡量避免為每個物件添加多個動畫。
要使用動畫，請點擊要加入動畫的物件（可以是圖、形狀、文字方塊等），然後在功能區的「動畫」分頁中選擇效果。你可以選好後透過按下右側「效果選項」的下拉箭頭來查看更多設定細節。
轉場是你的 PPT 簡報從一張投影片切換到下一張投影片的方式，你可以在功能區的「轉場」分頁裡找到它。同樣地，你可以選好轉場效果後，點擊旁邊的效果選項來做更多設定。
在 PowerPoint 中使用錯誤的顏色組合
最新版本的 PPT 中為我們提供了繽紛豐富的色彩選擇，但是，如果一不小心可能會因選擇錯誤的組合而讓聽眾眼睛疲勞，解決這個問題的最好方法是使用 PPT 的「變化」功能。在功能區的「設計」分頁中，點擊兩下「變化」附屬的向下箭頭。
當你將滑鼠游標懸停在「顏色」時，可以看到 PowerPoint 提供給你非常多種色彩搭配選擇，你還可以懸停後直接在 PPT 上預覽成果。
每當你在簡報檔中添加文字或更改元素的顏色時，你都可以從選定的調色板中進行選擇，這能幫助你避免對比度較差的顏色。另外，下面三個原則也請盡量遵守：
- 不要使用紅色文字，這通常會在投影時顯色不佳，尤其是在品質差的投影機上或陽光照射到投影螢幕上時。最糟糕的色彩組合是藍色配紅色以及綠色配紅色，請不惜一切代價避免這些。
- 自行配色時請記住，淺色背景上要搭深色字體，深色背景上要配淺色字體。
- 切勿使用彩色字體進行強調，這可能會給色盲、色弱的聽眾帶來困擾。
在 PowerPoint 中使用低畫質或扭曲的圖像
圖像在 PPT 中看起來很生動，但大家常常忘記他們的簡報將要顯示在巨大螢幕上，因此適當的解析度格外重要，為此，請使用至少 150 PPI 的圖像或把圖像放大以避免模糊不清。另外，你還可以強制 PPT 使用可用的最大影像解析度：
- 點選功能區中的「檔案」分頁。
- 然後點選位於左下角的「選項」。
- 在跳出來的對話視窗中點選左邊欄的「進階」。
- 將「圖像大小和品質」部分中的「預設解析度」更改為「高畫質」。
最後，在調整影像大小時，務必確保從四個邊角拉大與縮小，這樣可以保持正確的比例，避免壓扁或拉伸使影像變形。
PowerPoint 投影片之間不一致
當你從一張投影片移動到下一張投影片時，你的觀眾會立即發現不一致之處，解決此問題最陽春的方法是複製 （Ctrl+C） 並黏貼 （Ctrl+V） 整張幻燈片，然後再修改內容，但難免會有沒修到的地方。最好的選擇是使用「投影片母片」功能，你可以在功能區的「檢視」分頁中找到它。你在投影片母片中所做的編輯將影響到每個投影片版型中的內容，這表示你可以確保每一張投影片之間的一致性。
PowerPoint 中的文字難以閱讀
你可能會想要用各種字型、顏色混搭來讓投影片看起來生動活潑，但這很容易會講枉過正，請遵循下面的三個大原則基本上不會出錯：
- 不要使用過於花俏的字型，尤其是加入裝飾線條的字型、太藝術感的字型、潦草的手寫體等。
- 避免過多的文字並且適度將字體放大。俗果因為投影片上有大量文字而導致字體太小，請將輸入的內容分拆成兩張投影或減少內容。
- 避免使用紅色字體。
使用圖片或圖案作為 PPT 投影片背景
你可能希望使用圖片或圖案來做為投影片的背景，但一不小心就會喧賓奪主，使得文字部分難以閱讀，就像下面這張圖一樣。
想要完全避免這點，最直接的方法就是把你那花俏的創意收起來，用純背景即可，但如果真的很想要保留圖片呢？這時候請調整透明度：
- 在投影片範圍外點擊滑鼠右鍵，點選「設定背景格式」。
- 在右側邊欄處的透明度拉桿上拖曳滑動，直到你想要的透明度為止。
