Windows 檔案總管是作業系統中管理各種檔案的中樞，也是一種進階工具。雖然預設設定相當適合普通使用，但你可以使用各種選項和設定來更有效地組織和搜尋檔案。因此，無論你是因雜亂的硬碟分割而不知所措，還是在 Windows 中難以找到文件，這次與大家分享的 9 個技巧都將讓你充分發揮檔案總管的潛力。
9 種使用 Windows 檔案總管更有效組織和搜尋檔案的方法
1. 利用快速存取和釘選
「快速存取」位於檔案總管的左側邊欄上。快速存取是更有效地開啟最常用或最近使用資料夾的絕佳方法。它將自動列出你最近使用的資料夾，同時也可以手動固定你常用的任何資料夾。您無需打開並瀏覽多個資料夾，只需單擊即可直接導航至固定資料夾。
將資料夾固定到快速存取非常簡單。右鍵單擊要固定到快速存取的任何資料夾。從上下文選單中，選擇「釘選到快速存取」選項，僅此而已。如果你將來對此感到困擾，還可以輕鬆地從檔案總管的左側邊欄中，在快速存取項目上點擊滑鼠右鍵取消釘選。
2. 使用「詳細資料」視圖
Windows 檔案總管中的「詳細資料」視圖非常適合用來取得文件的組織概覽，它以柱狀布局顯示檔案名稱、大小、類型和修改日期等屬性。這在處理包含大量文件的目錄時特別有幫助，因為你可以根據屬性對文件進行排序和過濾。
例如，如果要按大小升序對資料夾下的檔案進行排序，可以在詳細資料視圖中點選「大小」欄位的標題，以升序或降序對檔案進行排序。
3. 標記你的文件
Windows 可讓你位檔案新增虛擬標籤，協助你對檔案進行分類，無論保存於何處都仍讓它們更容易查找。例如，用「財務」標記所有與發票、帳務有關的 Excel 工作表，你以後可以使用關鍵字「財務」來快速找到它們。目前，Windows 僅允許你標記 Microsoft Office 檔案（DOCX、EXCEL、PPT 等）和圖片檔（我試了一下，PNG 不行），操作方式如下：
- 在可支援新增標籤的文件上點擊滑鼠右鍵，然後選擇「內容」。
- 切換到「詳細資料」分頁，點擊「標籤」欄位後輸入想要用的標籤文字。如果你想要輸入多個標籤，請用半形的「;」來分隔。
- 最後點選套用、確定即可。
4. 啟用分組
Windows 可讓你根據名稱、修改日期、類型、大小等各種屬性對檔案和資料夾進行分組。這使得組織和存取特定的文件變得容易。例如，在「下載」資料夾中，你通常需要將最近新增的檔案放在頂部，因此，你可以簡單地按修改日期屬性對文件和資料夾進行分組，然後選擇降序排列，這將始終將最近下載的文件和資料夾分組在頂部。同樣，你可以選擇「類型」屬性，該屬性將對特定類型的檔案（例如 JPEG 影像）進行分組。
在 Windows 中對文件和資料夾進行分組非常容易，以下是在硬碟或任何資料夾下執行操作的方式：
- 開啟想要進行檔案分組的硬碟或資料夾。
- 在空白區域點擊滑鼠右鍵，然後從選單中的「分組方式」裡選取想要依據的屬性。另外還可以選擇遞增或遞減。
5. 運用不同窗格
Windows 檔案總管內建有多個窗格，例如導覽窗格、預覽窗格和詳細資料窗格，每個窗格都能改善你的檔案管理體驗。導覽窗格預設啟用，可以從資源管理器視窗的左側存取。它用於導航到不同的部分或資料夾，例如快速存取、本機等。
你可在特定硬碟或資料夾下啟用預覽窗格和詳細資料窗格。預覽窗格能讓你查看文件內容，例如 PDF 或影像，無需開啟檔案。詳細資料窗格則提供檔案大小、建立日期和標籤等原始資料。啟用預覽或詳細資料窗格很簡單，只需點擊檔案總管上的「檢視」即可從下拉選單中選擇。
如果你想關閉窗格，只需要點擊右上角的「詳細資料」或「預覽」按鈕即可。
6. 建立資料夾邏輯結構
經過深思熟慮的資料夾層次結構可以節省時間並減少混亂。例如，你可以建立子目錄，例如工作 > 專案 > 專案名稱 ，而不是名為工作的單一目錄。這種結構可以將你的文件和資料夾分開並更易於找到。筆者為你提供最佳實踐方式的三個要點：
- 使用反映內容的資料夾名稱，並且力求清晰簡潔。
- 避免層次結構過深，以簡單為主。
- 使用一致的命名規則，例如「YYYYMMDD_專案名稱」(下圖是筆者自己的工作資料夾命名方式)。
7. 使用進階搜尋篩選器
Windows 檔案總管搜尋支援各種篩選器，如種類、大小、修改日期等，使搜尋有效率。使用這些篩選器，你可以準確地列出具有相同或相似屬性的文件類型。例如，使用「名稱:jpg」 將顯示你執行搜尋的資料夾中的所有 JPG 檔案。以下是一些常用的過濾器，例如：
- 依大小篩選，例如「 大小:<100MB」。
- 依日期篩選，例如「日期:2024/11/25」。
- 依檔案類型篩選，例如「類型: jpg」。
除此之外，如果你正在處理不同類型資料夾中的大量文件，還可以組合多個篩選器以使搜尋更加精確，中間以空白為間隔。例如，如果想搜尋小於 100KB 的 JPG 文件，只需輸入「類型:jpg 大小:<KB」即可。
8. 使用布林運算子
布林運算子（AND、OR 和 NOT）可幫助排除或包含某些關鍵字，從而使搜尋結果更加精準。
- 你可以用「AND」搜尋包含兩個指定關鍵字的檔案和資料夾。例如，搜尋「XX AND YY」來列出同時包含這兩個關鍵字的所有檔案。
- 使用「OR」則可搜尋包含任一指定關鍵字的文件和資料夾。例如，搜尋「XX OR YY」來列出包含 XX 或 YY 任一關鍵字的所有檔案。
- 使用「NOT」可查找包含第一個關鍵字但不包含第二個關鍵字的文件和資料夾。例如，搜尋「XX NOT YY」，結果中將顯示名稱中包含 XX 但不包含 YY 的所有檔案。
- 你也可以將布林運算子與搜尋篩選器一起使用，例如「類型:jpg OR 類型:png」，來列出所有 JPG 與 PNG 檔案。
9. 使用萬用字元進行部分匹配
如果你不記得要搜尋的檔案確切名稱，萬用字元會很有幫助。萬用字元如「*」和「?」允許你搜尋具有部分名稱的檔案。例如，「*.jpg」將顯示名稱中帶有「.jpg」的所有檔案。同樣，如果你忘記了文件名，但知道確切字數，可以使用萬用字元「?」。例如，如果檔案名稱以 Pranav 開頭，但不記得前三個字母，則只需在搜尋框中使用「???nav」即可。
這就是在 Windows 上有效組織和搜尋文件的 9 種最佳方法。如果你使用龐大的資料庫，應用這些方法將使你提高效率並減少挫折感。這些都可以在 Windows 設定和選項中使用，並且非常容易，你完全不需要為任何事情安裝特定的第三方應用程式。今天就開始運用這些技巧，你將會體驗到工作流程和生產力的正向改變。