PDF 隨處可見，因為它解決了一個非常特定的問題：在所有裝置和作業系統間分享文件且不會因鎖定而影響原始格式。這對於文件已定案或只分享一次時非常合理，但卻不適合多人協作的工作方式。對很多人來說，文件更像是活生生的存在，需要不斷編輯、更新和分享，PDF 在這方面就做不到，無論是編輯和重複使用都很麻煩，對長期知識管理和儲存很不利。
只會用 PDF 儲存文件？這 4 種格式比 PDF 更適合
為了避免文件問題，其他還有很多文件格式更適合進行中的工作、寫作或長期儲存。這些文件格式更容易編輯和搜尋、更輕量化，也更容易在工具間移動。如果你也希望文件能隨著工作流程不斷更新，那麼很直得重新思考你儲存的格式。
純文字（.txt）
純文字是最基本的文件格式，這正是它強大的原因。.txt 檔案僅包含字元，沒有字型、版面配置或內嵌樣式，這使得它幾乎能被所有作業系統、應用程式和程式語言讀取。無論你在 VSCode、Vim、Google Docs、Obsidian 或終端機編輯器中開啟同一個檔案，看到的內容完全一樣。功能上，純文字擅長撰寫和儲存資訊，且不會將其鎖定在文件中。而且檔案很小，能瞬間載入，軟體更換時也不會壞掉。版本控制對純文字檔案也能完美運作，因此你可以利用 Git 或簡單的檔案比較工具逐行追蹤變化。搜尋功能也大幅提升，每個單字都能索引，且能跨資料夾搜尋。
你可以把 .txt 檔案貼到電子郵件裡，轉成 Markdown，匯入資料庫，然後直接輸入像 NotebookLM 這樣的工具。或者乾脆打開、編輯，然後存到 Windows 記事本，這就是為什麼純文字長久以來一直是電腦的支柱。
Markdown（.md）
Markdown 直接建立在純文字基礎上，但會加入一些簡單的語法結構。你可以用像是 ## 和 ** 這類字元建立標題、清單、連結、程式碼區塊等。主要差異在於檔案仍可作為原始文字閱讀，同時許多應用程式也能立即以乾淨且格式化的文件呈現。許多文字工作者喜歡用 Markdown 寫作，因為它能很好地融入純文字內容中，且如果你想，也可以根據使用哪個應用程式加入結構。這是文件需要層級結構時的理想格式，你可以用標題來建立大綱，讓應用程式來導航或當作目錄，而清單和勾選框則能將筆記變成任務清單，無須獨立的待辦系統。
而且 Markdown 檔案非常輕量化，你可以用 Joplin 或 Notepad 撰寫，在 Obsidian 預覽，發佈到網站，並轉換成 PDF、HTML 或 Word 文件，無需重寫內容。因為底下全是純文字，它們也能很好地搭配搜尋、版本歷史和像 NotebookLM 這類 AI 工具，大型語言模型不會被隱藏格式搞混。
DOCX
DOCX 檔案是 Microsoft Word 的預設格式，然而這些文件可以由其他系統開啟，且可以持續寫作。與將內容所訂的 PDF 不同，DOCX 是設計用來反覆編輯、評論和修訂用，文件的每個部份，包括文字、圖片、標題和註解都能直接存取而無須轉換工具或 OCR，這也使得它成為理想的協作形式。
DOCX 與人們常用且信任的工具相容，如 Google Docs、Word、LibreOffice 和 OnlyOffice。Perplexity 也讓你能把線程匯出成 DOCX 檔案，這讓 DOCX 成為工作流程的絕佳補充。雖然它不像純文字那麼簡單輕便，但 DOCX 非常適合需要分享和編輯的較大型專案。
HTML
如果你的文件是設計成可隨時間編輯，HTML 比 PDF 更好用。你不需要理解各種語法，也可以直接用專門的 HTML 閱讀器、Obsidian 外掛或直接使用瀏覽器，就能以預覽格式瀏覽文字。你可以在編輯器中開啟 HTML 檔案，只修改需要的部分，而不必重新匯出整份文件，只要按下儲存鍵即可。這讓你可以輕鬆快速更改標題、修正連結或更換圖片。搜尋功能也非常適合 HTML 使用，你可以透過檔案中的標題、標籤或文字搜尋，而不用像 PDF 這種頁面匹配來查找。HTML 也自然可連結，讓你輕鬆建立連結的知識庫，而不必處理個別的檔案。此外，它讓你能嵌入媒體和原始資料，而不會讓檔案膨脹。
PDF 檔案有其地位，但對於需要可編輯文件的人來說，有更好的選擇。筆者喜歡使用主要面向未來的格式，例如純文字和 HTML。DOCX 和 Markdown 也是需要更多格式和結構的人很好的選擇，而且這些工具都更輕量，支援大多數主要筆記和 PKM 工具，還易於分享。